Bên cạnh vai trò trong việc đảm bảo tính minh bạch, văn bản còn đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của các cá nhân và tổ chức trong xã hội. Các hợp đồng, thỏa thuận hay văn bản pháp lý giúp các bên tham gia xác định rõ ràng các điều khoản, quyền lợi và nghĩa vụ của mình. Đây là cơ sở để giải quyết các tranh chấp khi xảy ra sự cố, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên trong mối quan hệ kinh tế, xã hội. Ví dụ, trong lĩnh vực bất động sản, các hợp đồng mua bán, thuê mướn hay các văn bản về quyền sở hữu tài sản giúp xác định rõ quyền lợi của người mua, người bán, và người thuê. Những văn bản này không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia mà còn góp phần duy trì trật tự và công bằng trong các giao dịch. Trong lĩnh vực lao động, các hợp đồng lao động, thỏa ước lao động hay các thông báo về quyền lợi của người lao động giúp đảm bảo rằng người lao động sẽ nhận được đầy đủ quyền lợi và điều kiện làm việc công bằng. Chính vì vậy, văn bản đóng vai trò thiết yếu trong việc bảo vệ quyền lợi hợp pháp và đảm bảo tính công bằng trong mọi mối quan hệ xã hội.
Văn bản trong lĩnh vực y tế cũng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc bảo vệ sức khỏe cộng đồng. Các văn bản y tế như thông báo dịch bệnh, các khuyến cáo, hướng dẫn sử dụng thuốc hay các kết quả xét nghiệm đều có giá trị trong việc truyền tải thông tin về tình hình sức khỏe cộng đồng và các biện pháp phòng ngừa dịch bệnh. Các bác sĩ, nhân viên y tế sử dụng văn bản để ghi nhận tình trạng sức khỏe của bệnh nhân, kê đơn thuốc, đưa ra các chỉ dẫn điều trị và chăm sóc. Những văn bản này không chỉ đảm bảo sự chính xác trong việc điều trị mà còn giúp các bệnh viện, cơ sở y tế theo dõi và quản lý quá trình điều trị của bệnh nhân. Đồng thời, các văn bản y tế cũng giúp người dân cập nhật những thông tin cần thiết về các vấn đề sức khỏe, từ đó nâng cao ý thức phòng bệnh và chăm sóc sức khỏe cá nhân. Việc sử dụng văn bản một cách chính xác và khoa học trong lĩnh vực y tế sẽ giúp đảm bảo hiệu quả công tác điều trị và phòng chống dịch bệnh, bảo vệ sức khỏe cộng đồng.
Trong những năm gần đây, các văn bản số đang dần thay thế các tài liệu giấy trong nhiều lĩnh vực. Chuyển đổi từ văn bản giấy sang văn bản điện tử giúp các tổ chức, cơ quan nhà nước tiết kiệm không gian lưu trữ, giảm chi phí in ấn và dễ dàng chia sẻ, truy xuất thông tin. Chẳng hạn, các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay đã triển khai các hệ thống quản lý văn bản điện tử để giảm thiểu việc sử dụng giấy và tăng cường tính minh bạch trong các hoạt động. Những cải tiến này đã giúp quá trình làm việc trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian cho các cá nhân và tổ chức. Tuy nhiên, sự chuyển đổi này cũng đặt ra một số thách thức, chẳng hạn như vấn đề bảo mật thông tin, khả năng duy trì các hệ thống công nghệ và sự chênh lệch về mức độ tiếp cận công nghệ giữa các đối tượng.
Trong giáo dục, các văn bản cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý các hoạt động dạy và học. Các giáo trình, tài liệu giảng dạy, sách vở học sinh là những văn bản không thể thiếu trong bất kỳ hệ thống giáo dục nào. Chúng cung cấp kiến thức cơ bản và là công cụ để truyền đạt các khái niệm, lý thuyết cho học sinh, sinh viên. Bên cạnh đó, các bài kiểm tra, bài thi, cũng là những văn bản giúp đánh giá kết quả học tập của học sinh, sinh viên, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh, cải thiện phương pháp giảng dạy và học tập. Các văn bản giáo dục còn có tác dụng định hướng, khuyến khích và tạo động lực cho người học phát triển toàn diện cả về trí tuệ lẫn phẩm chất. Văn bản còn là công cụ để xây dựng và phát triển các chính sách, chiến lược phát triển của các tổ chức. Các tài liệu, báo cáo, kế hoạch phát triển, chiến lược kinh doanh đều được trình bày dưới dạng văn bản để gửi đến các đối tác, nhà đầu tư, các cơ quan chức năng hoặc công chúng. Các văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng hoạt động của tổ chức, giúp các bên liên quan có cái nhìn rõ ràng về mục tiêu, phương hướng và các biện pháp cụ thể cần thực hiện. Văn bản cũng giúp đảm bảo các hoạt động của tổ chức tuân thủ đúng quy định pháp luật và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong nội bộ.
